Kada smulkiam verslui verta buhalteriją patikėti išorės specialistams?

Pirmus veiklos mėnesius apskaitai kartais užtenka vieno vakaro: kelios sąskaitos, banko išrašas ir aiškūs atsiskaitymai. Vėliau atsiranda darbuotojų, pirkimų iš užsienio, atsargų ar keli pardavimo kanalai. Dokumentų daugėja, o klausimui, kiek iš tikrųjų uždirbo verslas, atsakyti darosi sunkiau. Būtent šis atotrūkis tarp veiklos ir jos finansinio vaizdo dažnai parodo, kad metas peržiūrėti buhalterijos organizavimą.

Išorės specialistų verta ieškoti tada, kai įmonei reikia daugiau kompetencijos, nuoseklesnio darbo arba patikimo pavadavimo, tačiau darbo apimtis dar nepateisina atskiros buhalterio pareigybės. Sprendimą padeda priimti ne vien paslaugų kaina. Svarbu įvertinti savo laiką, dokumentų kokybę, laukiamas ataskaitas ir tai, kiek darbo po sutarties pasirašymo vis tiek liks įmonėje.

Kokie požymiai rodo, kad esama tvarka nebeveikia?

Aiškus signalas – nuolat atidėliojami apskaitos darbai. Jei sąskaitų ieškoma tik gavus priminimą, o vadovas nežino, kurių klientų skolos jau pradelstos, problema yra ne tik užimtumas. Verslo sprendimai priimami remiantis nepilna informacija. Tokiu atveju papildoma specialisto pagalba turėtų apimti ir patį dokumentų kelią nuo gavimo iki registravimo.

Kitas signalas – veiklos pasikeitimas. Pirmojo darbuotojo priėmimas, prekybos užsienyje pradžia ar nauja prenumeratų sistema gali sukurti daugiau apskaitos klausimų negu dešimtys įprastų vietinių pardavimų. Dokumentų kiekis ir jų sudėtingumas nebūtinai auga vienodai. Todėl teikėjui verta parodyti tikrus operacijų pavyzdžius ir papasakoti apie artimiausius planus.

Tačiau išorės apskaita nėra savaime geriausias pasirinkimas kiekvienai įmonei. Jeigu darbuotojui kasdien reikia būti sandėlyje, derinti gamybos duomenis ar nuolat dalyvauti vidaus procesuose, gali prireikti vidinio specialisto arba mišraus modelio. Pavyzdžiui, įmonės administratorius tvarko pirminius duomenis, o paslaugų teikėjas skaičiuoja atlyginimus, registruoja operacijas ir rengia sutartas ataskaitas.

Užsakykite aiškius darbus, o ne abstrakčią „visą buhalteriją“

Šis paslaugos pavadinimas skirtinguose pasiūlymuose gali reikšti nevienodą apimtį. Vienur įskaičiuotas sąskaitų registravimas ir deklaracijos, kitur papildomai numatomos konsultacijos ar vadovui skirtos ataskaitos. Prieš lygindami pasiūlymus, susirašykite, kas išrašo sąskaitas, pateikia banko duomenis, skaičiuoja darbo užmokestį ir informuoja apie mokėtinus mokesčius. Atskirai aptarkite, kas tvirtina ir atlieka mokėjimus.

Kaip konkrečios paslaugų apimties pavyzdį galima peržiūrėti puslapį „buhalterinės paslaugos - Finorder“: jame nurodomas pirminių dokumentų tvarkymas, darbo užmokesčio apskaita, finansinių ataskaitų rengimas, deklaracijų teikimas ir nuotolinis bendradarbiavimas. Įmonės klausimų skiltyje atskirai išskiriama papildoma sandėlio apskaita vienetais bei ataskaitos pagal individualius poreikius. Tai geras priminimas, kad norimą detalumą reikia įvardyti užsakant paslaugą.

Elektroninei parduotuvei verta paprašyti paaiškinti, kaip bus suderinami užsakymai, grąžinimai, mokėjimo tarpininkų komisiniai ir pervestos sumos. Konsultacijų įmonei aktualesnis gali būti pajamų bei sąnaudų vaizdas pagal projektus. Abiem atvejais susitarkite, kokiu formatu teiksite duomenis ir kokį rezultatą gausite. Vien sistemos pavadinimas dar neparodo, ar ji padės atsakyti į jūsų klausimus.

Kokia atsakomybė lieka vadovui?

Perdavus apskaitos darbus, vadovo pareigos organizuoti apskaitą neišnyksta. Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnyba (AVNT) aiškina, kad vadovas nustato vidaus kontrolės priemones ir užtikrina jų taikymą. Praktikoje tai reiškia būtinybę pasirūpinti, kad įmonėje būtų aišku, kas surenka dokumentus, pateikia informaciją ir patikrina, ar susitarimų laikomasi.

Apskaitos specialistas gali užregistruoti gautą sąskaitą ir paprašyti paaiškinimo, tačiau apie neperduotą sutarties pakeitimą ar darbuotojui pažadėtą priedą jis savaime nesužinos. Todėl sprendimus priimantis žmogus turi laiku informuoti apie aplinkybes, kurios keičia apskaitos duomenis. Susitarimas „buhalteris viskuo pasirūpins“ šio informacijos trūkumo neišsprendžia.

Sutartyje verta apibrėžti klaidų taisymo, pranešimų ir atsakomybės tvarką. AVNT skelbiama pavyzdinė finansinės apskaitos paslaugų sutarties forma gali padėti patikrinti, ar aptarti abiejų šalių įsipareigojimai. Ji pritaikoma konkrečiam bendradarbiavimui. Jei teikėjas turi civilinės atsakomybės draudimą, paprašykite paaiškinti jo apimtį ir išimtis: pats draudimo paminėjimas dar neatsako, kaip būtų sprendžiamas konkretus nuostolis.

Susikurkite pasikartojančią mėnesio darbo tvarką

Vienas dokumentų surinkimo kanalas

Praktiškas pradinis sprendimas – viena sutarta vieta sąskaitoms ir aiškus atsakingas žmogus. Kai dokumentai išsibarsto po asmeninius elektroninius paštus, telefonų nuotraukas ir pokalbių programas, daug laiko sunaudojama paieškai. Dokumentą pateikęs darbuotojas turėtų pažymėti, su kokiu projektu ar pirkimu jis susijęs, jei iš pačios sąskaitos to suprasti neįmanoma.

Su buhalteriu suderinkite atskirus dokumentų ir darbo užmokesčio duomenų pateikimo terminus. Atostogos, neatvykimai, darbo laiko pokyčiai ir priedai neturėtų paaiškėti jau atlikus skaičiavimus. Vidinius terminus nustatykite taip, kad iki taikomų deklaravimo ar mokėjimo terminų liktų laiko patikslinimams.

Trumpas neužbaigtų klausimų sąrašas

Vietoj keliolikos pavienių laiškų naudinga turėti bendrą sąrašą: trūkstamas dokumentas, atsakingas asmuo, reikalingas veiksmas ir sutarta data. Pavyzdžiui, neaiškus mokėjimas tiekėjui neturėtų dingti susirašinėjimo istorijoje. Kai atsakymas gautas, klausimas pažymimas išspręstu, o dokumentas susiejamas su operacija. Tokį paprastą procesą galima palaikyti ir be sudėtingos sistemos.

Sutartas mėnesio rezultatas

Aptarkite, iki kada gausite mėnesio duomenis ir kas laikoma užbaigtu laikotarpiu. Vadovui gali pakakti pajamų, sąnaudų, skolų ir artėjančių mokėjimų apžvalgos. Jei dalies dokumentų dar nėra, ataskaitoje naudinga aiškiai pažymėti šį ribotumą. Taip banko sąskaitos likutis netampa vieninteliu verslo būklės matu, o nebaigti duomenys nepalaikomi galutiniu rezultatu.

Kaip palyginti kainą nepaliekant svarbių darbų už ribos?

Abiem ar keliems teikėjams pateikite tą pačią informaciją: darbuotojų skaičių, pardavimo ir pirkimo dokumentų apimtį, banko operacijas, turimas atsargas bei užsienio sandorius. Pridėkite sezoniškumą. Ramus mėnuo gali visiškai neatspindėti metų pabaigos ar aktyvaus prekybos laikotarpio darbo.

Paprašykite pasiūlyme atskirti reguliarią mėnesio kainą, vienkartinį apskaitos perėmimą ir papildomai apmokamus darbus. Pasitikrinkite, ar įtrauktas metinių finansinių ataskaitų rengimas, konsultacijos, ankstesnių laikotarpių taisymas bei duomenų eksportas. Taip pat išsiaiškinkite, kaip skaičiuojamas dokumentų kiekis: sąskaita, banko operacija ir pardavimo platformos įrašas gali būti vertinami skirtingai.

Prie paslaugos kainos pridėkite įmonėje liekantį laiką. Pigiau kainuojantis pasiūlymas nebūtinai bus ekonomiškesnis, jei vadovui kas savaitę teks rankomis perrašyti duomenis. Kita vertus, už integraciją neverta mokėti vien dėl automatizavimo pažado, jeigu mažą dokumentų srautą patogiai sutvarkote paprastesniu būdu. Prašykite parodyti konkretų jūsų dokumento kelią.

Pavyzdžiui, tarkime, vadovas apskaitos administravimui skiria aštuonias valandas per mėnesį, o perdavus darbus jam liktų dvi valandos dokumentams patvirtinti. Jei planuodamas veiklą savo valandą jis vertina 30 Eur, šešių atlaisvintų valandų vertė būtų 180 Eur. Tai hipotetinė laiko vertė, ne buhalterinių paslaugų įkainis ar garantuotas sutaupymas. Ji tampa realia nauda tik tada, kai tas laikas panaudojamas naudingesniam darbui. Dar reikia pridėti perėmimo sąnaudas ir įvertinti gaunamos informacijos kokybę.

Nuotolinė apskaita turi turėti aiškias prieigos taisykles

Apskaitoje naudojami darbuotojų atlyginimų, klientų ir kitų asmenų duomenys, todėl vien konfidencialumo pažado nepakanka. Kai paslaugų teikėjas asmens duomenis tvarko įmonės vardu kaip duomenų tvarkytojas, santykiai turi būti įforminti pagal BDAR reikalavimus. Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija skelbia standartines tokių sutarčių sąlygas; jos padeda įvertinti šalių pareigas.

Prieš suteikdami prieigas, paklauskite, kas konkrečiai matys dokumentus, kaip bus panaikinami nebereikalingi prisijungimai ir kaip gausite informaciją apie incidentą. Rinkitės vardines paskyras, naudokite kelių veiksnių autentifikavimą, kai sistema jį palaiko, ir nesidalykite asmeninėmis prisijungimo priemonėmis. Prieigą prie banko duomenų bei teisę patvirtinti pavedimą aptarkite kaip skirtingus įgaliojimus.

Taip pat išsiaiškinkite, kur saugomi apskaitos duomenys, kaip daromos atsarginės kopijos ir kokiu formatu juos atgausite. Dokumentų archyvas turi likti pasiekiamas ir pasikeitus paslaugos teikėjui. Šiuos klausimus geriau išspręsti pradžioje, kol duomenų dar mažai ir abi šalys derina bendradarbiavimo tvarką.

Pradėkite nuo aiškaus perėmimo ir pirmojo mėnesio tikslų

Keičiant buhalterį, neužtenka persiųsti paskutinių sąskaitų. AVNT dokumentų perdavimo rekomendacijos apima apskaitos registrus ir kitą darbui tęsti reikalingą informaciją. Su perduodančiu bei perimančiu specialistu suderinkite datą, laikotarpį ir sąrašą: turimus dokumentus, sąskaitų likučius, skolų išklotines, ilgalaikio turto duomenis, pateiktas deklaracijas bei neišspręstus klausimus. Perdavimą užfiksuokite aktu, pažymėdami ir trūkumus.

Iš anksto paskirstykite, kas užbaigs pereinamojo laikotarpio darbus. Pavyzdžiui, turi būti aišku, kuris teikėjas parengs paskutinio mėnesio deklaracijas ir kas atsakys į vėliau gautus klausimus dėl ankstesnių įrašų. Duomenų perėmimas savaime nereiškia, kad visa ankstesnė apskaita buvo iš naujo patikrinta.

Pirmą bendradarbiavimo mėnesį vertinkite pagal paprastus požymius: dokumentai pateikiami sutartu būdu, klausimai turi atsakingus asmenis, mokėtinos sumos paaiškinamos laiku, o vadovas gauna jam suprantamą finansinį vaizdą. Jei šie dalykai veikia, išorės buhalterija tampa apčiuopiama pagalba verslui. Tada lengviau spręsti ir kitą klausimą – kokių duomenų prireiks kitam augimo etapui.